Le (la) titulaire du poste apportera un appui dans la gestion et l’exploitation des installations de conférence de la Maison des Nations Unies à Diamniadio, y compris l’aménagement et l’organisation des salles de conférence pour répondre aux besoins de différents événements, réunions et conférences. Il ou elle collaborera avec le personnel approprié pour assurer la fourniture de l’équipement et du matériel requis pour les conférences.

 

Fonctions principales, responsabilités et tâches/tâches connexes :

 

Sous la supervision directe du Chargé (e) d’Administration pour les Services & salles de conférence, le (la) titulaire du poste est responsable des taches suivantes :

 

• Gestion des services et salles de conférence
• Soutien aux événements
• Tâches administratives
• Communication et coordination
• Support Général
• Assurance qualité

 

Gestion des salles de conférence :

 

• Assurer les prestations des services de conférence des Entités du Système des Nation Unies dans la Maison des Nations Uniesainsi que pour les partenaires.
• Gérer l’exploitation des salles de conférence au sein de la Maison des Nations Unies.
• Assurer la bonne configuration et l’organisation des salles de conférence en fonction des exigences des divers événements, réunions et conférences.
• Assurer la coordination avec le personnel concerné pour s’assurer que tous les services, l’équipement et le matériel nécessaires sont disponibles pour les conférences.

 

Soutien aux Evénements :

 

• Fournir un soutien lors des conférences, réunions et autres événements organisés à la Maison des Nations Unies.
• Aider les participants à s’inscrire, à trouver des sièges et à répondre à toute autre exigence logistique.
• Faciliter la résolution des problèmes techniques liés à l’équipement audiovisuel et fournir de l’aide au besoin.

 

Tâches Administratives :

 

• Tenir des registres précis des réservations de salles de conférence, de l’inventaire de l’équipement et des documents administratifs connexes.
• Aider à la préparation de rapports, de correspondance et d’autres documents nécessaires de gestion des services et des salles.
• Traiter les demandes de renseignements et la correspondance de routine liés aux installations et aux événements de conférence.

 

Communication et Coordination :

 

• Assurer la liaison avec les services internes et les partenaires externes pour coordonner la logistique des conférences et des événements.
• Communiquer efficacement avec les organisateurs d’événements, les participants et le personnel de soutien pour assurer le bon déroulement des opérations.
• Collaborer avec les parties prenantes concernées pour répondre à toute préoccupation ou problème lié aux salles et aux services de conférence.

Support Général :

 

• Fournir un soutien technique de base pour l’équipement audiovisuel, les systèmes de téléconférence et d’autres technologies de conférence.
• Assurer la coordination avec le personnel informatique pour résoudre les problèmes techniques et assurer le bon fonctionnement de l’équipement de conférence.

 

Assurance Qualité :

 

• S’assurer que les salles de conférence et l’équipement sont maintenus dans un état propre, ordonné et fonctionnel.
• Effectuer des inspections régulières des installations de conférence afin d’identifier tout besoin d’entretien ou de réparation.
• Mettre en œuvre des mesures d’assurance de la qualité pour améliorer l’expérience globale des participants à la conférence.

 

Impact des Résultats

 

Les principaux résultats ont un impact sur l’efficacité globale de la fourniture de services dans la Maison des Nations Unies de Diamniadio, y compris l’amélioration des services à la clientèle.

 

Éducation

 

Un diplôme d’études secondaires est requis, complété de préférence par une certification supplémentaire, des cours techniques ou universitaires liés au domaine de travail tels que l’administration des affaires, la gestion des conférences, la gestion évènementielle, la gestion hotellière, etc. est souhaitable.

 

Expérience

 

• Minimum de trois ans d’expérience professionnelle pertinente dans la gestion de conférences, le soutien à des événements ou des rôles administratifs.
• Solides compétences organisationnelles avec la capacité d’effectuer plusieurs tâches à la fois et de hiérarchiser efficacement les tâches.
• Excellentes compétences en communication et en relations interpersonnelles, avec la capacité d’interagir professionnellement avec un large éventail d’intervenants.
• Maîtrise avérée de l’utilisation de logiciels de bureautique et familiarité avec l’équipement audiovisuel et la technologie de conférence.
• Capacité à travailler de manière autonome avec un minimum de supervision et au sein d’une équipe dans un environnement en évolution rapide.

 

Exigences linguistiques 

 

La maîtrise du français est exigée ; la maîtrise de l’anglais est souhaitable. La connaissance d’une langue locale est un atout.

 

 

Pour postuler, veuillez cliquer sur ce lien : jobs.unicef.org.